L’arbre de Noël est souvent l’événement le plus attendu de l’année, et le plus exposé : les salariés viennent en famille, les enfants comptent les cadeaux, et une erreur de liste se voit le jour même. Il se prépare sur quatre mois, et la plupart des difficultés se règlent dès les premières semaines.
Décider d’abord qui est invité
Les activités sociales du comité bénéficient aux salariés, aux anciens salariés et à leur famille. Le texte ne définit pas la famille : c’est au comité de dire, avant d’ouvrir les inscriptions, qui est compté.
Trois questions reviennent chaque année :
- les enfants du conjoint, dans une famille recomposée ;
- l’âge limite des enfants qui reçoivent un cadeau ;
- les salariés arrivés en cours d’année, et ceux qui ont quitté l’entreprise.
La réponse se prend en réunion, figure au procès-verbal, et s’applique à tous de la même façon. Une règle fixée au cas par cas, au moment où quelqu’un pose la question, finit toujours par être contestée.
Pour l’âge, le plus simple est de s’aligner sur le seuil de l’URSSAF : les cadeaux de Noël aux enfants ne sont exonérés de cotisations que jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile.
Le rétroplanning, de septembre au jour J
Quatre mois avant. Fixer la date, réserver la salle et le spectacle, voter le budget. Les prestataires de décembre sont pris tôt, et un samedi de mi-décembre se réserve dès la rentrée.
Huit semaines avant. Ouvrir les inscriptions. On y demande le nombre de participants, le prénom et l’âge de chaque enfant, les allergies pour le goûter, et l’accord des parents pour les photos.
Cinq semaines avant. Relancer ceux qui ne se sont pas inscrits. Une seule relance, une semaine avant la clôture, rattrape les familles qui comptaient s’inscrire plus tard.
Quatre semaines avant. Clore les inscriptions et commander les cadeaux. La date de clôture dépend du délai de livraison du fournisseur : elle se fixe à partir de lui, pas à partir de l’événement.
Une semaine avant. Arrêter la liste définitive, étiqueter les cadeaux au prénom de chaque enfant, préparer la liste d’émargement.
Le jour même. Accueil avec la liste, distribution au prénom, et une personne dédiée aux cadeaux des enfants absents.
Compter les places en personnes, pas en familles
Une salle de 200 places accueille 200 personnes, pas 200 inscriptions. Un salarié qui vient avec son conjoint et trois enfants occupe cinq places. C’est l’erreur de jauge la plus fréquente, et elle ne se voit qu’à l’entrée.
Si la capacité est limitée, il faut dire à l’avance ce qui se passe quand elle est atteinte. Une liste d’attente, traitée dans l’ordre d’arrivée, évite les arbitrages de dernière minute. Les désistements de décembre sont nombreux, et une place libérée la veille ne sert à rien si personne n’est prévenu.
Choisir les cadeaux
Trois formules, qui ne demandent pas le même travail :
- un cadeau par tranche d’âge (0-3 ans, 4-7 ans, 8-11 ans, 12 ans et plus) : simple à commander, mais il faut connaître l’âge exact de chaque enfant à la date de l’événement ;
- un catalogue où les parents choisissent : plus apprécié, mais le choix doit être fait à l’inscription, ce qui avance d’autant la date de clôture ;
- un bon d’achat à la place du cadeau : aucune logistique, mais l’arbre de Noël perd une partie de son sens pour les enfants.
Si le comité offre à la fois un cadeau à l’arbre de Noël et un bon d’achat de Noël, les deux montants s’additionnent pour l’URSSAF : le seuil de 200 € par enfant porte sur l’ensemble. Le détail des conditions est dans l’article sur les bons d’achat de Noël.
Les salariés qui ne peuvent pas venir
Un arbre de Noël fixé un samedi après-midi exclut les salariés qui travaillent en équipes, ceux des autres sites, et les familles éloignées. Deux réponses possibles : organiser plusieurs sessions, ou prévoir que les cadeaux des enfants absents soient remis ou envoyés après l’événement. Ce qui compte est que la règle soit connue à l’inscription, et identique pour tous.
Après l’événement
Un bilan rapide sert l’année suivante : combien de familles inscrites et combien présentes, combien de désistements, ce que le spectacle a coûté par enfant. Un court questionnaire aux participants, envoyé dans la semaine, dit mieux qu’une impression si la formule doit changer.
La dépense relève du budget des activités sociales et culturelles, et doit y être imputée comme telle. Les règles qui séparent les deux budgets valent aussi pour le spectacle, la salle et le goûter.