Rares sont les éditeurs qui affichent leurs prix, et ceux qui les affichent ne comptent pas tous la même chose. Un forfait, un prix par salarié et une offre « gratuite » ne se comparent pas terme à terme. Avant de comparer deux montants, il faut savoir ce que chacun mesure, ce qu’il laisse de côté, et quelle part du budget du comité il va réellement consommer.
Trois façons de fixer un prix
Le forfait par tranche d’effectif. Un montant annuel fixe pour 50 à 100 salariés, un autre pour 100 à 250, et ainsi de suite. C’est lisible, mais une embauche peut faire changer de tranche et renchérir d’un coup l’abonnement pour un seul salarié de plus. Il faut regarder la tranche suivante, pas seulement celle où l’on se trouve.
Le prix par salarié. Il suit l’effectif sans effet de seuil. Reste à savoir quel effectif est compté :
- l’effectif de l’entreprise donne un prix prévisible, qui ne bouge pas selon le succès de l’outil ;
- le nombre de comptes activés paraît moins cher au départ, mais il fait payer l’adoption : plus les salariés s’en servent, plus la facture monte. Le comité se retrouve à arbitrer entre faire connaître l’outil et tenir son budget.
Le prix sur devis. Rien n’est affiché, tout se négocie. Ce n’est pas un défaut en soi, mais deux comités de même taille peuvent payer des montants très différents, et le rendez-vous commercial fait partie du prix.
« Gratuit » : savoir qui paie
Un logiciel CSE gratuit existe, mais la gratuité recouvre deux modèles qui n’ont rien à voir.
Le premier est financé par les achats des salariés. La plateforme ne facture rien au comité et se rémunère par une commission sur la billetterie, les cartes cadeaux ou les offres des partenaires. Le modèle est légitime, mais le coût existe : il est intégré aux prix payés par les salariés, ou à la marge prélevée sur les prestations que le comité subventionne. Il faut alors demander le taux de commission et comparer les prix proposés avec ceux du marché.
Le second est gratuit sous conditions : sous un effectif donné, pendant une durée limitée, ou pour un périmètre réduit. Les questions sont alors simples, et les réponses doivent être écrites :
- la gratuité est-elle limitée dans le temps ?
- des modules manquent-ils, et lesquels deviennent payants ?
- que se passe-t-il au dépassement du seuil : bascule automatique, blocage des nouveaux comptes, ou préavis ?
Ce que le prix affiché ne dit pas
Le montant mensuel est rarement le coût complet. Les postes à chercher :
- les frais de mise en service ou de formation, facturés une fois, parfois plus chers que la première année d’abonnement ;
- les modules en option : comptabilité, sondages ou billetterie facturés à part, alors que la démonstration les montrait ;
- l’engagement : durée minimale, reconduction tacite, préavis de résiliation. Un engagement de trois ans avec un préavis de trois mois est un choix qui engage les élus suivants ;
- la TVA. Un CSE ne récupère en général pas la TVA sur ses dépenses : c’est le montant TTC qui sort du budget. Comparer deux offres affichées l’une HT, l’autre TTC fausse la comparaison de 20 %.
Le rapporter au budget de fonctionnement
Un prix n’est cher ou bon marché que rapporté à ce qui le paie. Dans une entreprise de moins de 2 000 salariés, la subvention de fonctionnement vaut 0,20 % de la masse salariale brute.
Prenons une entreprise de 150 salariés dont la masse salariale brute atteint 5 400 000 €, soit 36 000 € par salarié en moyenne. La subvention de fonctionnement est de 10 800 €. Un abonnement de 150 € par mois coûte 1 800 € par an, soit un sixième du budget.
Le calcul se généralise. Au même salaire moyen, chaque euro par salarié et par mois consomme environ un sixième de la subvention de fonctionnement, quel que soit l’effectif. Un outil à 3 € par salarié et par mois en absorbe donc la moitié, avant toute formation, toute expertise et tout déplacement.
Pour votre comité, le calcul prend deux minutes : prix annuel TTC divisé par le montant de la subvention. La méthode pour vérifier ce montant est détaillée à part.
Sur quel budget l’imputer
Un outil qui sert au fonctionnement de l’instance, c’est-à-dire informer les salariés, les consulter ou tenir la comptabilité, relève du budget de fonctionnement. Un outil dont l’objet principal est de délivrer des activités sociales, comme une billetterie ou un catalogue d’offres, se rattache plus naturellement au budget des ASC.
Beaucoup d’outils font les deux. L’imputation se décide alors en réunion, avec sa justification au procès-verbal, plutôt qu’au moment de payer la facture. Les règles qui séparent les deux budgets s’appliquent ici comme à toute autre dépense.
En dessous de 50 salariés, la question change de nature : sans subvention de fonctionnement, un outil payant ne peut être financé que par des ressources que l’entreprise choisit de verser. C’est pour ce cas qu’une offre réellement gratuite, sans limite de durée, prend tout son sens.
Comparer deux offres sur trois ans
Un mandat dure en principe quatre ans, et un changement d’outil en cours de route coûte du temps aux élus comme aux salariés. Pour comparer deux offres, on calcule donc leur coût sur trois ans, et non sur un mois :
- l’abonnement annuel TTC, multiplié par trois ;
- plus les frais de mise en service et de formation ;
- plus les modules en option dont le comité aura besoin, et pas seulement ceux dont il a besoin aujourd’hui ;
- plus l’effet d’une hausse de l’effectif : changement de tranche, ou comptes supplémentaires ;
- et, en face, ce que coûte le départ : durée d’engagement restante, préavis, format de l’export des données.
Le dernier point est souvent oublié, et c’est pourtant le seul qui ne se négocie plus une fois le contrat signé.